Processo Trainee

É o processo de capacitação dos candidatos que forem aprovados no processo seletivo, tem como objetivo mostrar as ferramentas utilizadas dentro da Struct para os novos membros e ensiná-los o que for necessário, deixando-os preparados para iniciar seu trabalho dentro da EJ.

O processo trainee começa no dia da divulgação dos resultados do PS e vai até a data da apresentação do projeto final, dura cerca de um semestre letivo e, ao fim do processo, são efetivados os trainees que forem aprovados. O principal responsável pelo processo é o Gerente do trainee, mas é importante estar sempre alinhado com os diretores de Gestão de Pessoas e de Projetos visto que eles podem colaborar quando necessário.

Preparação

Convocação dos membros

A próxima etapa consiste em uma convocação geral dos membros da empresa para compor a equipe do processo trainee. Os membros são livres para participar ou negar, mas é importante reforçar os pontos positivos da sua participação (experiência, gamificação, contato com os novos membros, etc). O ideal é ter ao menos 5 membros participando do processo trainee para que não haja ninguém sobrecarregado.

Lembrando que ser gerente do trainee e/ou ministrar aulas no processo contabiliza ponto extra no sistema de gamificação.

Primeira reunião com o time

Em seguida, é necessário marcar uma reunião com todos os membros que gostariam de participar do processo trainee. Nessa reunião, os diretores de Gestão de Pessoas e de Projetos devem apresentar ao time o básico que um PT deve ter (aulas, listas, projeto final, etc). É interessante convidar para essa reunião o gerente e instrutores do processo trainee anterior para que possam relatar o que deu certo e o que deu errado no seu PT.

Por fim, deve-se perguntar a todos os membros do time quem gostaria de se candidatar a gerente do trainee, que será o principal responsável pela comunicação com os candidatos e por acompanhar o processo como um todo, visando manter um bom progresso do mesmo. Caso mais de um membro se candidate, realiza-se uma votação na própria reunião e aquele com mais votos vence. É interessante que esse gerente não seja um diretor pois estes já são ocupados demais para dar o devido foco ao trainee.

A decisão de todo o processo trainee (como ementa, aulas, avaliações, etc.) é de responsabilidade do gerente de trainee e dos membros da sua equipe.

Planejamento

Após o Gerente do trainee ter sido escolhido, é responsabilidade do mesmo planejar como será o processo que irá gerenciar. Para começar, é bom marcar uma reunião com todos a equipe para definir um plano de ensino. Nesse plano, é ideal ter alguns elementos:

1. Aulas e Instrutores

É interessante fazer uma lista de quais aulas serão ministradas e quando, sendo importante se atentar aos feriados nos dias de aula. Decididas as aulas, deixe que os instrutores escolham quais aulas eles têm preferência e evite que os instrutores peguem mais de 3 aulas seguidas para evitar o desgaste dos mesmos.

Adicione no plano de ensino, os contatos dos instrutores para que os trainees entrem em contato em caso de dúvidas.

Recomenda-se que o time já comece a preparar suas aulas o quanto antes visto que muita gente deixa para última hora.

2. Critérios de Avaliação

Uma forma de garantir que os trainees absorveram o conteúdo das aulas. O gerente do trainee é livre para organizar da forma que achar melhor, entretanto, é recomendado que os critérios tenham em sua composição listas de exercícios, um projeto final e uma espécie de frequência, que pode ser por participação nas aulas, entrega de listas ou dailies respondidos.

3. Duração

É importante evitar que o processo trainee tenha uma duração de mais de 4 meses, portando o ideal é planejar para concluí-lo em 3 meses e meio, ficando atento aos possíveis atrasos (acredite, eles irão ocorrer!).

4. Ferramentas

É interessante definir quais ferramentas serão utilizadas para as aulas, para a comunicação e para o envio dos exercícios.

• Para as aulas, caso não possam ser realizadas presencialmente, é interessante utilizar o discord, visto que os membros já se familiarizam com o mesmo.

• Para a comunicação, é imprescindível que utilizem o slack, assim, os trainees já se acostumam a verificá-lo diariamente.

• Por fim, para o envio de exercícios e divulgação dos materiais, é recomendado o uso do Google Classroom.

5. Extras

Alguns tópicos que também são muito importantes para o PT:

• Participação nas reuniões das diretorias: nas últimas 5 semanas, é interessante convidar todos os trainees a participarem das reuniões das diretorias para terem uma melhor ideia de qual diretoria gostariam de participar. Basta dividi-los em grupos e encaminhá-los à reunião de uma diretoria diferente a cada semana.

• Aulas de dúvidas: mesmo que ninguém apareça, é bom dedicar esse tempo a eles.

• Feedback: ocasionalmente, é importante coletar feedbacks do que os membros da equipe e os trainees estão achando do processo, sendo importante tentar ser flexível para adaptá-lo de acordo com os feedbacks, mas sem mudar completamente o planejamento original.

• Gravação de aulas: caso a aula não seja presencial é interessante que os instrutores gravem o vídeo de sua aula antes da aula ao vivo. Assim, o instrutor treina antes da aula e teremos um vídeo mais bem feito (já que erros podem ser cortados ou regravados).

• Listas ou trabalhos de recuperação: isso depende da sua bondade mas pense no caso dos alunos deixarem de fazer listas muito importantes (como a de controller ou a de básico de front) e mesmo assim continuarem no trainee.

• Apadrinhamento: Um sistema onde cada trainee tem um padrinho na equipe do trainee é bem interessante. O padrinho cuidaria daquele membro e tiraria suas dúvidas sempre que necessário. A ideia é que o trainee tenha uma pessoa com quem possa falar sobre qualquer coisa e assim se sinta mais a vontade.

Escolha dos dias e horários das aulas

Com base nos horários coletados no formulário enviado ao fim das entrevistas, o gerente do trainee e seu time deve escolher os horários que o maior número de trainees (e instrutores) possam participar, sendo importante não realizar aulas em dias consecutivos para que os alunos tenham tempo suficiente para estudar a matéria aprendida e não sobrecarregar os instrutores.

Dinâmica de integração

É realizada pela GP antes do início das aulas, tem como objetivo quebrar o gelo entre os membros da equipe e os trainees. Essa dinâmica é o primeiro contato dos trainees com a empresa e é de extrema importância para que os alunos se sintam mais à vontade nas aulas.

A dinâmica realizada deve permitir que os trainees se conheçam e conversem um pouco. Dinâmicas que promovem o trabalho em equipe e a cooperação também são muito interessantes, mas o principal aqui é descontrair e interagir!

Apresentação do Processo

Esse evento é de responsabilidade do Gerente do trainee e deve ocorrer na mesma semana da dinâmica de integração mas não no mesmo dia. Neste dia, os trainees são introduzidos formalmemte aos seus instrutores e ao plano de ensino. Nesta apresentação os instrutores tiram qualquer dúvida que os trainees possam ter e os dão alguns avisos gerais como cobrar que entrem no slack, discord ou classroom.

Apresentação das Diretorias

Pode ser feita no mesmo dia da apresentação do PT e tem como objetivo introduzir com mais detalhes cada uma das diretorias da Struct. Com esse objetivo em mente, o gerente do trainee pode convidar cada um dos diretres para realizar uma breve apresentação para que os trainees tenham seu primeiro contato com a diretoria da Struct. Caso algum diretor não possa participar da reunião para apresentar sua diretoria, é interessante convidar algum de membro da mesma para realizar a apresentação em seu lugar.

Dinãmicas nas aulas

São completamente opcionais, embora interessantíssimas para integrar os trainees, principalmente no EaD. A ideia é realizar uma pequena dinâmica com os trainees no começo de cada aula, não precisando ser algo muito elaborado.

De preferência, depois que todos os trainees estão reunidos e a aula está perto de começar, algum dos instrutores ou o próprio gerente do processo faz uma pergunta tranquila e pede para que cada um responda (incluindo os instrutores), como por exemplo "O que está fazendo antes de vir para a aula?", "O que fez de bom hoje?" ou até perguntas mais descontraídas como "O que faria se ganhasse 1 milhão de dólares hoje?". Essa quebrada de gelo que faz com que eles interajam já é muito boa para os deixar mais à vontade de fazer perguntas na aula.

Caso não se tenha uma idéia concreta do que perguntar, esse artigo do New York Times contém algumas perguntas que podem ser bem interessantes de serem feitas nas dinãmicas.

Aulas

São curtas (aproximadamente 1 hora, a depender do conteúdo) e acontecem cerca de 2 ou 3 vezes por semana. Nelas são abordadas as tecnologias que a Struct utiliza em seus projetos, a ementa pode variar de um semestre para o outro, porém os seguintes conteúdos são frequentemente abordados:

• Introdução à programação com a linguagem ruby;

• Git e GitHub;

• Padrão Model-View-Controller (MVC);

• Hypertext Transfer Protocol (HTTP);

• Bancos de dados;

• Rails:

  • Models;

  • Controllers;

  • Rotas;

  • Gems;

• Hypertext Markup Language (HTML);

• Cascading Style Sheets (CSS);

• Introdução ao Javascript;

• React JS:

  • Components;

  • Hooks;

  • Rotas.

Quando não for possível realizar as aulas presencialmente, elas acontecem por alguma plataforma como o discord, são gravadas e disponibilizadas para assistir posteriormente no YouTube.

Listas de exercícios

Os tópicos que os instrutores julgarem adequados, terão uma lista de exercícios que abordam o conteúdo da semana em questão para que os trainees possam praticar e fixar o conteúdo visto em aula.

É importante que os instrutores fiquem atentos à correção dessas listas, visto que é algo que demanda um tempinho, contudo é bom ficarem espertos com isso pois se houver alguma lista muito difícil que muitos dos trainees não conseguiram fazer direito, uma correção atrasada pode passar a ilusão de que eles estão entendendo tudo e que o processo pode seguir adiante normalmente. Outro tópico importante de se atentar é com a os prazos de entrega, tomando sempre o devido cuidado para não acumular muitas listas com datas próximas e adicionando penalidades para atrasos de entrega.

Projeto Final

O último tópico do processo trainee também é aquele que marca seu final. É no projeto final que será julgado tudo que o trainee aprendeu ao longo do semestre, assim como suas habilidades de trabalho em equipe e planejamento. Reforce a importância do projeto final sempre que necessário e incite o trabalho em equipe dos membros de cada grupo.

Também é importante atribuir um ou dois instrutores para guiar e ajudar o grupo. Inicialmente, esses instrutores devem agir como líderes puxando reuniões e cobrando tarefas e, aos poucos, irem soltando a mão dos trainees, deixando-os por conta própria, mas sempre ajudando caso necessário.

Apresentação

Ao fim do período de desenvolvimento do projeto, é marcada uma apresentação na qual cada grupo irá apresentar seu projeto para a empresa. Nesse evento, toda os membros da Struct devem ser convidados para assistir. Concluída a apresentação, os instrutores são livres para darem o veredito ali mesmo ou dar alguns dias para julgarem o projeto em mais detalhes, sendo imprescindível atentarem-se à participação de cada membro do grupo no projeto (se todos colaboraram um pouco com o seu desenvolvimento).

Resultados

O resuldado final pode ser divulgado pelo slack, ou uma reunião com os trainees pode ser marcada para criar um pouco de suspense.

Pós-Trainee

Finalmente, a última etapa do nosso processo seletivo é realizada pelo diretor de Gestão de Pessoas em conjunto com o Presidente e consiste nos primeiros passos de integração dos novos membros.

Formuário de escolha de Diretorias

É de responsabilidade do diretor de Gestão de Pessoas, mas é realizado em conjuto com todos os diretores. O diretor da GP deve coletar com cada diretoria o número de vagas que elas irão ofertar. Em seguida, um formulário é criado e enviado aos trainees, em que eles irão escolher a ordem de prioridade de ingresso nas diretorias que eles têm mais interesse. Com essas informações coletadas, os diretores mais uma vez se reúnem e os membros são distribuídos oficialmente para cada diretoria, sendo interessante já adicioná-los ao canal da diretoria assim que o resultado for divulgado.

Após decididas as diretorias de cada trainee, a próxima etapa,realizada pelo Presidente, é a adição dos novos membros nas nossas plataformas que é essencial para a efetivação dos trainees.

Boas vindas

Por fim, temos a etapa final e mais fácil de se realizar. Aqui, nossos trainees já são oficialmente membros e só nos resta parabenizá-los e integrá-los em suas respectivas diretorias. É sugerido que na próxima RG seja separado um tempinho para enaltecer a chegada dos novos pilotos ou então, marque um evento próprio de boas vindas com direito a pizza, jogos e muita festa! (Somente após a pandemia, obviamente).