Reembolso de membros

Embora o ideal seja evitar essa situação, por vezes, alguma despesa da empresa acaba sendo paga diretamente por algum membro, que acaba precisando de um reembolso do valor investido. No entanto, pelo nosso caráter de Empresa Júnior, somos proibidos de pagar nossos membros, então todo o processo de reembolso deve ser feito de forma cuidadosa para evitar problemas futuros com a receita.

Gastos passíveis de reembolso

Todos os gastos devem ser avisados previamente ao Diretor Administrativo-Financeiro, para ser dado um aceite com antecedência. Alguns dos gastos passíveis de reembolso incluem:

• Gastos com cartório

• Gastos com transporte para realização de tarefas oficiais da Struct

• Compra de materiais para projetos (caso não seja possível a compra direta pela empresa)

• Compra de ingressos para eventos oficiais MEJ (Se aprovados previamente pela diretoria de Adm-Fin)

• Pagamentos de serviços da Struct (se não puder ser pago diretamente pela empresa, ou houver alguma vantagem no pagamento pelo membro)

Demais casos são de responsabilidade do Diretor de Adm-Fin para analisar. Gastos com gamificação devem ser feitos, preferencialmente, diretamente pela empresa.

Notas fiscais

Exija do membro notas fiscais dos gastos efetuados para validação. Se possível, peça com antecedência para o membro que a nota fiscal seja emitida com o CNPJ da empresa (21.803.569/0001-65). Para gastos com transporte, peça o recibo do Uber ou similares (caso seja o utilizado pelo membro), ou uma nota fiscal de um posto de gasolina, juntamente com fotos do odômetro do carro antes e depois da viagem. Com isso em mão, o Diretor de Adm-Fin pode realizar a transferência do reembolso para o membro.

Recibo de reembolso

Na galeria de modelos no drive da empresa há um modelo de documento de recibo de reembolso. Preencha esse documento com as informações do membro que recebeu o reembolso, o valor do reembolso e a descrição do gasto realizado. Anexe as notas ficais e comprovantes bancários correspondentes ao documento, seja inserindo as imagens no documento ou usando ferramentas como o I Love PDF para mesclar os arquivos. Depois, coloque para o membro assinar no Clicksign. Por fim, registre o reembolso no trello da Adm-Fin, juntamento com o recibo, e guarde o recibo também no drive da empresa.