Presidência

A cabeça da empresa, o líder. Ele é quem fará a empresa a mediação para direcionar a empresa ao crescimento.

Troca de Gestão

No momento da troca de gestão, muitas coisas devem ser feitas para a próxima gestão poder trabalhar normalmente. Aqui na presidência iremos falar principalmente de passar adiante contas eletrônicas. Para a questão de documentação procure na seção de Administrativo-Financeiro.

Lista de Contas

1. Github Usuário: StructEC

2. Github Organização: StructCE

3. Gitlab Usuário: @structej

4. Gitlab Organização: Struct CE

5. Trello Usuário: @structunb

6. Trello Time: Struct(@structec)

7. Admin do G Suite:

   • Solicitar a configuração de verificação em 2 etapas para cada email da diretoria ([e-mail], [e-mail], [e-mail]).

   • Evita um problema de acesso em dispositivos desconhecidos

8. Facebook Página: StructUnb

9. Instagram Usuário: @structunb

10. Pipefy

11. Slack: Acesso pelo e-mail de admin

12. Gmail legado: [e-mail]

13. Digital Ocean: [e-mail]

14. BitBucket

15. Linkedin: struct-ej

Verificação em 2 etapas

Cada conta da Struct (como [e-mail], [e-mail], etc.) possuem sua verificação de 2 etapas. A cada gestão é necessário atualizar o número da verificação com o dos atuais diretores.

Reuniões Gerais

As reuniões gerais (RGs), são reuniões de alinhamento geral com pautas pré-definidas e são geralmente iniciadas com dinâmicas entre os membros(para fortalecer a cultura, engajamento e entrosamento; além de ser um momento para descontrair antes do início das pautas). Normalmente as RGs são bissemanais, algumas pautas comuns a serem tocadas:

• Prestação de contas no início de cada mês.

• Atualizações das Rps do conselho da Concentro.

Premissas

• O presidente deve conduzir a reunião e seu ritmo, mas sempre dando espaço para todos emitirem suas ideias e opiniões;

• É recomendado que toda RG contenha uma apresentação de slide para conduzi-la, tanto para ajudar a relembrar os principais pontos da pauta, quanto para prender a atenção dos membros

• Cada pauta deve ter os responsáveis por conduzi-las, para que haja uma maior organização na ordem e espaço de fala de cada membro. Geralmente são conduzidas pelos diretores responsáveis pela pauta, mas dependendo, o membro que a propôs pode conduzir também.

• Pedir para algum membro anotar a ata, para documentar as pautas que foram abordadas durante a reunião

• Anunciar a RG com 5 dias de antecedência quando possível, por meio de uma mensagem contendo:

  • Data, hora, local, e se for virtual, a plataforma (geralmente ocorre pelo discord);

  • Avisos gerais e pautas (também deixar aberto para outros membros sugerirem pautas);

  • Pedir para reagir ou responder quando a mensagem for lida.

Reuniões de Diretoria (Redirex)

Os diretores são os líderes da EJ e logo, são os que mais sabem da realidade de suas respectivas diretorias, e tomarão as melhores decisões para elas. Por isso, foi optado por conferir aos diretores maior liberdade para que o desempenho deles seja o maior possível. Porém, como obrigação do cargo de presidência, é essencial garantir que a diretoria como um todo siga em consonância e uniformidade, e transmitir isso para os membros, principalmente nas RGs.

Para maior garantia disso e para situar melhor o presidente (e os outros diretores) em relação à EJ, foi proposto uma reunião de diretoria a cada semana, em um dia e horário fixo.

A ideia é ser uma reunião curta e direta para os diretores se reunirem e discutirem algumas pautas fixas:

• Atualização e diagnóstico das diretorias, isso é, quais projetos estão rolando, tretas internas e desempenho dos membros;

• Levantamento de problemas da diretoria, ou seja, o que está atrapalhando o desempenho da diretoria;

• Levantamento de soluções a esses problemas ou ideias da diretoria(pode ser uma proposta de um projeto interno);

• Conversar sobre tudo que está acontencendo em relação à Struct.

Organinzar agenda da Struct

Preencher a agenda compartilhada com a equipe com os eventos internos da EJ e eventos do MEJ(Sábado Júniorm Concentra, etc).

Realizar reuniões com a nova diretoria eleita para cogestão

Alinhar os seguintes tópicos com os novos diretores:

• Funções da Concentro

• Diretorias da Concentro e suas Funções

• Conselho Administrativo

• Presidência do Conselho e sua Função

• Equipe Concentro

• Guardiões

• Metas da Brasil Júnior, significados e motivos para fazer

• Eventos da Concentro e porque ir

• EDL (Encontro de Líderes do MEJ)

• ENEJ (Encontro Nacional de Empresas Juniores)

• Concentra

• Coleta de Metas: Como coletar

• Selo EJ: o que prestar atenção

• Selo EJ: motivo?

• Portal Brasil Júnior e porque acompanhá-lo sempre

• Pipefy: o que é e como aproveitar

• Falhas desse ano e como consertar

• Importância das RPs

• Planejamento Estratégico: como fazer e por que

Adição dos novos membros nas nossas plataformas

Essa tarefa é realizada ao fim de cada semestre, logo depois da efetivação dos trainees. Como novos membros, eles devem ser logo integrados nas nossas plataformas para já estarem prontos para trabalharem na empresa!

Em 2021, foi passado um formulário chamado Passaporte Struct!, que foi utilizado como base para a integração dos membros nessas plataformas.

A adição dos membros nas plataformas é feito de forma ordenada na seguinte ordem:

1. Github

2. Conta gmail institucional

3. Trello

4. Clockify

5. Slack

6. Portal da Brasil Júnior

Criação de cartão PayPal Pré-Pago

Semestralmente é preciso renovar o cartão pré-pago da Paypal para realizar o pagamento do servidor da Digital Ocean.

PE e OKR

Jornada do Piloto

No início do ano, o presidente deve ser responsável tanto por formar um entrosamento entre os diretores, como também rever a situação da Struct e promover reuniões de diagnóstico e alinhamento dos valores da EJ e do papel de cada diretoria.

Dentre as ReDirexs, é imprescindível aquelas que são voltadas a elaboração do Planejamento Estratégico (PE) da Struct. Por isso, temos a Jornada do Piloto, que é uma semana dedicada intensivamente a elaboração da PE de acordo com suas etapas de elaboração. É muito importante todos os diretores participarem e também conhecerem bastante a Struct, para que suas decisões reflitam o pensamento dos membros da EJ como um todo. As referências de estudo para sua elaboação se encontra abaixo.

PE

O PE é um documento que deve ser elaborado anualmente para que a Struct tenha objetivos e apanhado de metricas e análises objetivas acerca do que buscaremos no final do ano e para onde serão direcionados nossos esforços.

• Como fazer um planejamento estratégico que simplesmente funcione

• Planejamento Estratégico, Tático e Operacional

• Planejamento estratégico é uma competência, ação e seu posterior acompanhamento.

• A importância de um planejamento estratégico para o seu negócio

OKR

OKR é uma sigla em inglês para Objectives and Key Results, ou seja, é uma metodologia de gestão que foca em rastrear objetivos e resultados-chave de uma empresa. A ideia é cada diretoria tocar seu OKR para que cada uma encaminhe suas buscas e tarefas de forma a atingir os objetivos ao final do ano determinados no PE. Na realidade, o ideal é o OKR ser geral, de modo que o plano de ação seja destrinchado para cada diretoria. Mas caso seja incompatível, seguir na ideia do OKR em cada diretoria: OKR: o que é e como implementar a metodologia de objectives and key results.

DRAFT

O draft é o processo de alocação dos membros em suas respectivas diretorias e migração entre as diretorias. Apesar de ser uma tarefa da diretoria de Gestão de Pessoas, é sempre bom o presidente alinhar isso no início de cada semestre, em que geralmente os novos membros estão sendo efetivados.

Processos de troca de Gestão

Walkthrough

1. Convocar uma AGE (Assembléia Geral Extraordinária) de eleição com um edital

2. Realize a eleição

3. Eleja todos os diretores previstos no Estatuto

4. Confeccionar ata de eleição e carta de convocação

5. Confeccionar termo de posse(não precisa registrar no cartório)

6. Solicitar requerimento de Registro de documentos ao antigo presidente

7. Solicitar emissão da carta de renúncia coletiva de toda diretoria em exercício

8. Recolher a assinatura de todos os diretores eleitos

9. Comparecer ao cartório e pagar taxa

10. Aproveitar e tirar cópia autenticada do documento do presidente que tomará posse, ata de eleição e estatuto social.

11. Comparecer ao banco com o diretor de adm-fin e entregar tanto a ata de eleição quanto o termo de posse(Dica: tenha em mente já uma senha alfanumérica de 8 caracteres e outra senha de 8 digitos numéricos)

12. Cadastre-se no BB code com a conta PJ do BB para maiores poderes de acesso e alteração na conta. Com ela, pode-se alterar o limite de transação, e outros procedimentos de forma menos burocrática e à distância.

Alterativa pandemia

Se a RG for online, deve-se realizar os passos 4 e 5 e registrar os documentos nesse site: http://www.rtddf.com.br/web/principal?returnUrl=%2Fprincipal.

Troca de CNPJ

• Solicitar serviço ao contador

• Entregar pessoalmente cópias autenticadas da identidade do presidente, estatuto social e ata de eleição

Informações Secretárias

• Uma vez realizada a troca de gestão efetivamente, no inicio do ano(março) é altamente recomendado mandar os documentos do declaraçao de voluntarios da EJ, Termo de posse da diretoria em posse e, se solicitarem, a planilha que contém as informações dos membros atuais da EJ(localizado no drive GP).

Conselheiro Concentro

A Concentro possui 3 principais entidades de governança: Diretoria executiva, conselho e conselho admnistrativo. Vamos nos ater ao conselho.

O Conselho é formado por um representante de cada EJ que compõe a federação do DF, Concentro. O papel do conselheiro envolve representar a EJ nas deliberações do Conselho tanto para a jornada empreendedora para o ano, quanto para os eventos e produtos que vão compor a jornada. Além de representar a EJ na Federação, o conselheiro atua como também o representante da Federação para a EJ, no caso a Struct; de modo a repassar e alinhar a EJ com a PE da rede e os repasses dos produtos e eventos que a Concentro busca promover para as pontas da rede, no caso os membros da Struct.

Em resumo, o conselheiro é a ponte de mão dupla entre Struct e a Concentro. Geralmente, os encontros do conselho são mensais, as RGs(reuniões gerais). Nelas ocorrem, votações e repasses de alinhamento da Federação para as EJs, além de proporcionar a jornada do conselheiro no conselho. Tendo isso em vista, as decisões e formas de traçar as análises criticas às situações e discussões postas nas reuniões gerais do conselho envolvem lentes, ou seja, perspectivas que nos permitem enxergar diferentes pontos de vistas que estão envolvidas na discussão. Ela é imprescindível para que as decisões possam ser tomadas de forma sábia e que contemplem a todos os atores e stakeholders da federação, assim como a Struct.

Temos 3 lentes:

• Articuladora: Como articulador da rede e do MEJ, e de tudo aquilo que é discutido como os valores do MEJ para as EJs do Brasil. Aqui você agirá como um representante direto do MEJ

  • Compromisso com metas de desenvolvimento da rede

  • Decisões de impacto holístico à rede

  • Zelar pelo PE

  • Como minha decisão impacta a Rede como um todo?

  • Eu estou Participando ativamente dos programas da Concentro?

  • Minha EJ está se engajando com as metas da Rede?

  • Eu estou na minha rotina promovendo o MEJ?

• Cliente: Como representante direto da EJ no conselho da Federação, buscando trazer as visões da EJ nas discussões do conselho e representando a voz da sua EJ nas decisões

  • Promover feedbacks de suas EJs em relação às iniciativas da Concentro

  • Perspectiva e a realidade da sua EJ

  • Como tornar a Concentro mais eficiente?

  • Qual impacto da minha decisão?

  • Como Maximizar os resultados da Concentro?

  • Minha ideia Zela pela eficiência e está alinhada com a estratégia?

• Acionista: Como se fosse um investidor e parte integrante da organização da Concentro como federação, de modo a buscar ganhos para a Federação

  • Avalia resultados estratégicos e toma decisões

  • Usar dos documentos do CA para a tomada de decisão

  • Maximizar resultados da federação

  • Como tornar a Concentro mais eficiente?

  • Qual impacto da minha decisão?

  • Como Maximizar os resultados da Concentro?

  • Minha ideia Zela pela eficiência e está alinhada com a estratégia?

TODO: preencher isso com dados diretamente do estatuto para auxiliar o presidente em sua gestão