Gestão de Pessoas
Introdução
A diretoria de Gestão de Pessoas representa o setor de recursos humanos na Struct e tem como principais funções garantir o rendimento dos membros e detectar e solucionar possíveis problemas internos. Responsável por cuidar do bem estar dos membros e sempre mantê-los integrados com a cultura da empresa, a GP também deve realizar acompanhamentos e pesquisas de satisfação periodicamente. Também possui como função repassar feedbacks aos membros, com o objetivo de aumentar o reconhecimento formal dentro da empresa. Em suma, a diretoria é responsável por garantir que as demais equipes possam se concentrar unicamente em suas respectivas tarefas, dando voz aos problemas dos membros e buscando possíveis soluções.
Entrada e Saída de um membro
Processo Seletivo
A organização do processo seletivo ocorre semestralmente, no qual a equipe de Gestão de Pessoas da Struct organiza e faz a seleção dos candidatos que serão aprovados para o Processo Trainee. Essa etapa é constituída de apresentações sobre a empresa, dinâmicas em grupo e entrevistas individuais, todos com seus critérios de avaliação bem definidos. As responsabilidades da GP envolvem a criação do formulário de interesse de participação na empresa júnior, a organização das apresentações, a criação das dinâmicas e as entrevistas de cada candidato.
Processo de entrada de um membro
O processo de entrada de um membro na Struct tem duas etapas, sendo a primeira ligada ao CDT e a segunda ligada ao Selo EJ. Em ambas etapas, é nossa responsabilidade exigir a coleta e a assinatura de certos documentos. A primeira etapa consiste no cadastro dos membros no sistema de CDT para que estes recebam em seu histórico a Struct como atividade de extensão. Para concluir tal etapa, basta que os membros preencham e assinem os termos de compromisso e que um membro da GP (preferencialmente o diretor) envie o documento para o CDT. Este documento pode ser encontrado do drive da GP ou no link a seguir:
A segunda etapa se refere ao selo EJ, no qual o membro deve preencher e assinar o termo de adesão disponível no drive da diretoria. No começo de cada ano, este documento será necessário para nos validar como EJ.
OBS: O processo de entrada de um membro por parte do CDT está passando por constantes mudanças então é bom ficar atento aos seus canais de comunicação para não perder novas mudanças. No momento os documentos devem ser enviados para projr@cdt.unb.br
Processo de saída de um membro
O processo de desligamento de um membro é bem parecido com o processo de entrada na empresa. O único passo necessário é o preenchimento do termo de desligamento disponível no site do CDT:
Fora a parte do CDT, o membro desligado é convidado para um acompanhamento de desligamento similar a um acompanhamento tradicional. A grande diferença é que nele perguntaremos ao membro a respeito de todo o seu período na empresa. Após o envio do pedido de desligamento pelo membro, este ainda deve prestar seus serviços à Struct por mais duas semanas. No entanto, a diretoria de Gestão de Pessoas pode optar por abster o membro para ser dispensado imediatamente.
Contabilização de horas mensais para o CDT
No dia 20 de cada mês, é enviado um documento para o Centro de apoio ao Desenvolvimento Tecnológico (ou CDT), que pertence ao Decanato de Extensão da UnB. Esse documento deve conter uma lista de frequência contabilizando o número de horas que cada membro da Struct trabalhou no período (dia 20 de um mês até dia 19 do seguinte). Tem como finalidade registrar oficialmente as horas trabalhadas dos membros da EJ como projeto de extensão dentro da universidade.
Geralmente esse documento é enviado para o email projr@cdt.unb.br e, no drive, são salvos na pasta Lista de Frequência CDT.
Lista de Frequência
É responsabilidade da GP enviar até o dia 20 de cada mês uma lista de frequência ao CDT contendo a quantidade de horas de trabalho que o membro efetuou ao longo daquele período. A contabilização deve ser feita utilizando o clockify e deve sempre considerar um período de trabalho de um mês a depender de quando foi documentado. Exemplo: Caso tenha sido preenchido no dia 18 do mês, deve-se contabilizar as horas do dia 18 do mês anterior até o dia 18 do mês corrente. Idealmente, este relatório deve ser enviado para o email projr@cdt.unb.br entre o dia 17 e o dia 20 a depender da disponibilidade dos membros na época.
Corrida de Foguetes
Sistema de gamificação empregado pela Struct para valorizar a dedicação de cada membro e premiá-los de acordo com seus esforços. A grande ideia desta gamificação é incentivar os membros a serem proativos e trabalharem mais nas atividades da empresa. Além de tudo, também busca incentivar uma competição saudável entre os membros de posições mais altas.
A pontuação é aferida por:
Pontos positivos:
Horas
Gerências (projetos ou diretorias)
Membros destaques dentro das diretorias
Participação em projetos
Ministrar aulas
Anotar atas
Participação em eventos do MEJ
Pontos negativos:
Struct Reports não respondidos
A responsabilidade da GP em relação à Corrida de Foguetes se encontra primeiramente em balancear o sistema de pontos a cada semestre visando sempre melhorar o sistema com base no feedback recebido pelos membros ao longo do semestre. Da mesma forma, a GP também deve organizar com o auxílio da ADM fin o orçamento para os prêmios da próxima temporada e cuidar do anúncio dos mesmos em RG. Outra função muito importante consiste em anotar os dados da gamificação em uma planilha que fica no drive da GP mensalmente. Esta responsabilidade deve existir até o momento que o famigerado app da gamificação seja concluído. Para preencher o campo de membros destaque, deve-se enviar um formulário a cada diretor e gerente de projeto para coletar essas informações. Para mais informações acerca do sistema de gamificação, acesse o gitbook na parte de gamificação.
Cerimônia de Premiação
Ao fim de cada temporada, temos um evento com todos os membros da empresa onde anunciamos os resultados finais da Corrida de Foguetes. A ideia deste evento é não só premiar, mas também comemorar o fim de mais um semestre. Assim, não há problema em convidar trainees e ex-membros também. Como este evento costuma coincidir com o fim do semestre, é possível aproveitar o evento para vários outros fins como o anúncio da entrada dos novos membros, a apresentação da nova diretoria, o início das férias, etc. A decisão de como e onde a cerimônia será realizada fica inteiramente nas mãos da GP. O importante é divertir o pessoal e recompensar a todos pelos resultados alcançados!
Gamificação Paralela
Em função da Corrida de Foguetes ser uma gamificação razoavelmente longa com duração de um semestre, muitas vezes é interessante a criação de uma gamificação paralela mais curta para motivar os membros enquanto a Corrida de Foguetes não se aproxima do clímax (que é quando os membros mais se dedicam). Assim, é muito interessante realizar de tempos em tempos competições de menor escala onde já seja possível obter resultados/prêmios em um curto espaço de tempo.
Alguns exemplos de gamificação paralela são:
A Copa Struct.
Um sistema de mercado onde os membros possam comprar itens simples com uma moeda exclusiva adquirida mensalmente.
Uma competição de programação onde os membros são divididos em grupos e os melhores projetos recebem prêmios. Ex: Projeto Capacitação 2021/1.
Uma competição entre diretorias onde as metas de cada diretoria valem pontos pré-definidos (de maneira balanceada) com o objetivo de unir os membros da diretoria e incentivar a proatividade.
A mesma ideia acima porém com projetos. Cada issue tem uma pontuação baseada em dificuldade e os times dos projetos competem entre si para conseguir uma maior quantidade de pontos em um certo período. -Tudo pode virar uma gamificação! (desde que a adm&fin libere a grana)
Por fim, é muito importante abrir o espaço para os membros proporem seus próprios sistemas e jogos. Como praticamente qualquer coisa na empresa pode se transformar num jogo, as ideias podem surgir de qualquer lugar então é importante ouvir a ideia de todos!
Copa Struct
Competição ao estilo mata-mata implementada pela primeira vez em 2021/2 com duração de apenas um mês. Esta gamificação paralela pode ser realizada de maneira periódica (semestralmente ou trimestralmente). Durante esta competição, as responsabilidades da GP são apenas a divulgação dos resultados semanalmente de forma a manter o evento sempre em alta e a entrega dos prêmios ao fim do jogo. Funcionamento: Mata-mata semanal onde os X membros com mais horas contabilizadas no clockify naquela semana passam para a próxima fase. Teremos repescagem até a penúltima rodada para que o 1º dos eliminados a cada fase possa voltar ao jogo.
Acompanhamentos e Feedbacks
Dentro da Struct, é responsabilidade da GP cuidar do relacionamento entre os membros e a empresa. Dessa maneira, se torna possível a identificação de problemas dentro da empresa antes que eles ocorram. Para cumprir esse objetivo, são realizados, de forma mensal, dois acompanhamentos distintos. O primeiro é chamado de S.P.A.C.E. e consiste em um acompanhamento mais rápido e objetivo por meio do preenchimento de um formulário para se ter uma visão geral da empresa e direcionar um pouco as perguntas do acompanhamento seguinte. O segundo é um acompanhamento pessoal chamado Struct Talk com o intuito de conversar com o membro e coletar os dados de maneira subjetiva. A ideia é que os dados coletados pelos dois acompanhamentos se complementarão por terem naturezas distintas (subjetiva e objetiva) permitindo que a diretoria possa agir diretamente para identificar e solucionar possíveis problemas.
S.P.A.C.E.
Conhecido originalmente como MAGIC, o SPACE é um formulário mensal com o objetivo de coletar dados dos membros de maneira objetiva e os entregando uma nota de 0 a 10. Cada sigla do SPACE corresponde uma pergunta cada qual com um significado diferente:
S - Significado (Significado)
O seu trabalho te inspira?
P - Pertencimento (Conexão)
Você sente que pertence à Struct?
A - Autonomia (Autonomia)
Você tem liberdade para usar seus talentos e habilidades na Struct?
C - Crescimento (Crescimento)
Você se sente desafiado no que faz na Struct?
E - Efeito (Impacto)
Você sente que seu trabalho faz a diferença na empresa?
Além das 5 perguntas padrão, é recomendável a inclusão de uma ou mais novas perguntas com temas diversos para se coletar informações dos membros. Por exemplo:
Você tem interesse em participar de uma dinâmica de Minecraft?
O que tem achado dos Coding Days?
Quais devem ser as metas da Struct para o final do ano?
Tem interesse em se candidatar a diretor em um semestre futuro?
Struct Talk
O acompanhamento pessoal é uma conversa franca realizada com cada membro com o objetivo de ouvir suas opiniões acerca da Struct e do seu papel nela. Para isso, é necessário criar perguntas focadas e diretas para extrair o máximo de informação possível para alcançar o objetivo que a empresa tem no momento, por exemplo, entender porque a sinergia ou a produtividade dos membros pode ser baixa. Essas perguntas podem variar de membro para membro e é interessante utilizar a visão geral obtida pelo S.P.A.C.E para criar perguntas mais pertinentes para o contexto atual da empresa. A seguir, estão algumas ideias gerais para as perguntas acompanhadas de alguns exemplos:
Participação nas atividades da empresa
O que fez na Struct nesse último mês?
Se sente satisfeito com a sua participação deste mês nos projetos?
Quais dificuldades você vem sentindo nos projetos que faz parte?
Se sente satisfeito com a sua participação deste mês na diretoria?
Está satisfeito com a sua diretoria? Gostaria de trocar?
Motivação do membro para exercer as atividades da empresa
Sente-se motivado a cumprir suas funções na empresa?
Se sim, o que te motiva?
Relação entre o membro e a empresa
Sente que faz parte de um time na empresa?
Problemas na vida pessoal/faculdade que podem estar afetando o desempenho na Struct
Como está o andamento do seu semestre? Tem alguma matéria que está gostando mais? Tem alguma matéria que está dando mais dor de cabeça?
Gostaria de solicitar uma semana de férias?
Momento feedback, critica ou elogio
Tem algum feedback positivo ou construtivo para algum membro?
Da sua diretoria?
De algum projeto que participou?
Algum externo ao seu trabalho?
Funcionamento
Primeiramente, divide-se os membros entrevistados entre os membros entrevistadores (os da diretoria). Então, uma pesquisa de disponibilidade é realizada com toda a Struct uma semana antes para marcar o horário do acompanhamento. Cada entrevista terá uma duração de 30 a 50 minutos (de acordo com a fluidez que o acompanhamento está tendo). Essas entrevistas ocorrem a cada dois meses e, para isso, todos os integrantes da GP se organizam para realizarem sozinhos ou em dupla. Se em dupla, um membro é responsável por fazer as perguntas enquanto o outro anota todos os pontos relevantes. As entrevistas podem ser realizadas tanto virtualmente quanto pessoalmente, desde que haja um diálogo verbal entre os envolvidos. Ao fim das entrevistas, a GP se reúne com o objetivo de debater os principais problemas observados e realizar planos para resolvê-los.
Formulário de Feedback
Uma vez por mês um formulário anônimo de feedback é lançado no canal geral de forma a permitir que os membros tenham um espaço para realizar críticas e elogios aos membros fora do período do Struct Talk. Este formulário fica aberto e fixado no canal geral a todo momento, logo os membros podem enviar seus comentários a qualquer momento. Também é importante reforçar sua existência de tempos em tempos.
Mural de Feedback
Ao fim de todo o processo de acompanhamento (uma vez a cada dois meses), a GP se reúne para anotar todos os feedbacks recebidos em um mural que será posteriormente exibido para todos os membros. Neste mural, ocultamos o nome da pessoa que enviou o feedback e deixamos apenas o nome de quem recebeu e seus respectivos feedbacks. Em caso de um maior número de feedbacks no mês, o mural de feedbacks pode ser postado de maneira mensal. Os feedbacks contidos no mural são aqueles coletados no formulário de feedback anônimo e os repassados durante o Struct Talk. Idealmente, deve-se representar os feedbacks no mural exatamente como foram escritos/descritos. Contudo, caso algum feedback possua algum traço na escrita que deixe claro quem foi o autor, este poderá ser alterado levemente pela GP. Outro caso de alteração são as críticas ofensivas a alguém. Neste caso, a GP vai buscar transformar a crítica em construtiva tentando ao máximo manter a intenção original do autor. Por fim, o mural de feedback será publicado a cada dois meses no geral, podendo no futuro ser integrado ao newsletter da empresa.
Momento Arcade
Uma das principais funções da diretoria de gestão de pessoas é garantir que todos os membros se sintam confortáveis trabalhando na empresa. Ao se sentir à vontade, um membro se torna mais participativo nas suas atividades, expressando mais suas opiniões e consequentemente tendo um melhor rendimento. É nesse momento que entram as dinâmicas. A ideia é criar eventos virtuais ou presenciais onde os membros possam interagir, conhecer mais sobre os outros e se divertir ao máximo. A periodicidade das dinâmicas é um fator importante a se definir. Como é um momento de descontração, é ideal que os membros não tratem esse momento como mais uma obrigação da empresa. Para isso, um número bom de dinâmicas por mês tende a ser algo entre 1 ou 2 no máximo. Claro que existem momentos que não são muito propícios para realizar dinâmicas como final de semestre, feriados que muitos viajam, etc. No final das contas, cabe às pessoas responsáveis pelas dinâmicas planejarem quando ficará melhor para a maioria e não se prenderem a datas fixas. As dinâmicas não se resumem apenas a diversão. Nem toda dinâmica precisa ser necessariamente uma brincadeira. A ideia principal aqui é criar um momento para os membros construírem um sentimento de união e de fazerem parte de um time. Algumas ideias de dinâmicas interessantes:
Tarde de jogos de tabuleiro
Comer e jogar juntos
Jogos de browser que todos possam jogar
Paintball da Struct
Abrir servidor de minecraft da struct
Fut com churrasco
Competição de algum jogo muito jogado (CS, LOL, etc)
Troca de Motores
A Troca de Motores é um processo aberto todo final de semestre em que permitimos que membros troquem de diretoria. Os membros que requisitarem a troca de motor terão total prioridade na escolha da nova diretoria. A ordem de prioridade na escolha das diretorias a cada semestre é a seguinte:
Membros que requisitaram a troca de motores
Novos membros recém efetivados
Membros que voltaram à empresa via processo de readmissão
A disponibilidade de vagas depende da necessidade da empresa no momento e deve ser discutida em redirex.
Tarefas Periódicas
Semanalmente
Realizar reunião com toda a equipe e registrar na ata
Ficar atento a quem não respondeu o Struct Report (daily) ou não cumpriu as 6 horas mínimas de trabalho na semana pois pode significar que um membro está em risco
Mensalmente
Envio do formulário SPACE -> Segunda semana do mês
Dinâmica -> Qualquer semana do mês (se possível realizar duas)
Contabilização da Gamificação -> Nos primeiros dias do mês seguinte
Envio do formulário de membro destaque das diretorias e projetos -> Nos primeiros dias do mês seguinte
Envio da Lista de Frequência ao CDT -> Até o dia 20 de cada mês
Bimestralmente
Realização do Struct Talk -> Terceira semana do mês
Postagem do Mural de Feedback -> Primeira semana do mês seguinte ao mês do Struct Talk
Semestralmente
Cerimônia de Premiação da Corrida de Foguetes
Envio do formulário de Troca de Motores -> Ao fim do semestre antes da efetivação dos novos membros
Envio dos Termos de Compromisso dos novos membros ao CDT -> Começo de cada semestre
Organização do Processo Seletivo -> Iniciar antes do começo do novo semestre letivo
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